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佳木斯大学内部审计档案管理制度
2016-12-08 10:46   审核人:

第一条 为加强我校内部审计的基础工作,促进审计工作逐步达到规范化、制度化、法制化,根据国家档案局制定的《关于审计档案管理工作的暂行规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》的有关规定,结合我校实际情况,制定本规定。

第二条 内部审计档案的建立,对提高我校内审工作质量,不断完善内部建设起着重要的作用。同时对加强我校经济管理、财务管理也起着重要的作用。为研究我校内审历史的发展和考核内审工作提供了必不可少的条件。

第三条 我校内审档案建立的原则是:谁审计,谁立卷,实行分工负责的具体办法,设专人具体负责,保证审计档案的客观性、真实性和连续性,以提高审计工作效率。

第四条 档案管理工作的原则

(一)处内指定一名兼职档案员,按有关规定的要求负责档案材料的收集、整理、保管和立卷指导等业务工作

(二)按照谁审计谁立卷的原则,由主审人员负责审计档案归档材料的收集、整理和立卷工作,要求其在所承担的审计项目结束后,及时将形成归档的材料按要求正式立卷,并移交给兼职档案员统一管理。

(三)文书档案、材料及统计报表等综合性行政材料由经办人负责,按归档要求整理后及时移交给兼职档案员集中统一管理。

(四)审计档案只供处内及上级审计部门的审计工作人员利用,一般情况下不对外借阅,如确需借阅,须经校长批准。

(五)档案存放在装有密码的保险柜内并定期检查,如有破损要及时补救,非档案人员不得打开保险柜随便选拿文件。

第五条 审计文件、材料立卷归档的范围

(一)文书档案

1、上级有关审计文件、领导讲话;

2、学校有关文件,规章制度;

3、审计处的工作计划、总结、简报等。

(二)业务档案

1、审计项目形成的审计批件、审计通知书、审计记录、审计报告、审计结论和处理决定以及与处理决定有关的主要取证材料;

2、需要审签的协议、合同等;

3、被审计单位或个人执行审计结论和处理决定的书面报告;

4、被审计单位或个人对审计结论和处理决定的申诉以及对复审报告的书面意见;

5、审计调查报告与业务有关的统计报表;

6、与审计项目有关其他文件材料。

第六条 不归档文件、材料范围

(一)未作立案依据和同审计项目无关的文件材料;

(二)未经领导审阅、签发的未生效文件的一般性修改程序;

(三)审计过程中摘录的供参阅的非取证材料。

第七条 审计文件的立卷原则和要求

(一)立卷原则

必须遵循审计业务档案和文书档案分立,并且立卷要保持审计项目的完整性、连续性,便于保管和利用的原则。对应立卷归档的文件材料,根据不同情况和管理的需要,采取不同的方法立卷。

1、一般应以项目为单元进行立卷。一个项目的文件、材料应立成一卷,不得把两个或两个以上项目的文件材料合立成一卷;

2、定期审计项目,按审计单位和年度立卷;

3、干部经济责任审计项目,按人立卷;

4、审计调查项目,按专题立卷;

5、以其他单位为主,审计处参加查处事项的有关文件、材料可按审计调查的立卷方法立卷。

(二)立卷要求

要严格按《审计文件材料立卷、归档工作程序》的规范要求立卷,卷内文件的排列顺序采取单元排列法,分为审计文书、取证材料和审计项目计划与总结三个单元,每个单元再根据不同情况和需要按不同顺序排列。

1、审计文书按审计程序结合重要程度排列:(1)审计结论和处理决定;(2)审计报告和领导批示;(3)被审计单位或个人对审计报告的书面意见;(4)与本项目有关的情况报告、通报决定;(5)复审报告及上级审计部门的批示;(6)被审计单位或个人、对审计结论和处理决定的申诉。

2、取证材料,按材料所证明的审计结论和处理决定或审计报告中所列问题的先后次序排列。

3、项目审批计划和总结,按文件产生的先后次序排列:(1)经批准的审计项目任务书;(2)项目计划、安排意见、请示、报告等有关材料;(3)本项目的总结。

4、对立卷的文件材料,立卷前要进行严格检查挑选,对不规范等不符合要求的材料要重新补办手续,待达到要求时,再按立卷的要求装订成卷。

第八条 不需要保存的审计文件材料,由主审人员或审计处领导视材料的价值取舍,对有参考价值的材料由主审人员妥善保管,无参考价值的材料,应登记成册后经领导批准销毁。

第九条 本制度未尽事宜,按上级有关文件规定执行。

第十条 本制度由审计处负责解释。

第十一条 本规定从发布之日起实施。

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